2016年7月18日更新

【ちょいマネ文具】コクヨさんのオフィス見学で見た文具の共用・共有置き場を真似してみた。

昔から、工場の工具置き場などでは用いられてきた方法。

つまり、モノの置き場所をそこ以外ありえないように設定することで、紛失をなくし、共用を完璧に実現するのだ。

今回は、オフィスで使う文房具のうち、全員が毎日使うわけではないが、あると便利なものをセッティングしてみた。

高木芳紀

ちょい足し文具研究家。文具朝活会を毎週金曜日の朝、渋谷と東京駅(週替り)で開催中。また文具祭りというイベントを3ヶ月に一度(3・6・9・12月)東京カルチャーカルチャーでだいたひかるさんと主催しています。
文具のブログ http://www.boo3.net/

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タニタの社長も推奨する文具の共用・共有

 フリーアドレス制にして「自分の机」がなくなったことで、個人で抱えているモノはぐっと減りました。モノを減らすのは最初こそ大変ですが、それに慣れると日頃の整理が楽になります。のりやハサミ、テープなど、誰もが使う文具は、コピー機の横に置いて共有しています。

モノを「共有」することで文具や資料の総数を減らせるので、コスト削減につながります。共有スペースがちょっとした社員間の「コミュニケーションの場」になるといった効果も期待できます。

共有スペースまで文具を使いに行くのは、一見すると非効率に思えますが、「最近どう?」などと顔を見ながら気軽に声をかけ合う機会はとても貴重です。チーム力や組織力の向上に、想像以上につながると思っています。

健康計測機器に携わる者としては、わずかな距離でも、共有スペースまで“歩く”のは健康維持にいいと言いたいですね。

こうした利点を踏まえると、部署単位で構わないので、文具や資料の「共有」はした方がいい。「自分が使うモノ」の絶対数を減らすと、整理が楽になるだけでなく、シンプルな働き方ができるようになると思います。

フリーアドレス制を導入したのは、「将来、在宅勤務をストレスなくできる環境」を整えたかったから、という目的もありました。子育てや介護を理由に、会社に来て仕事をするのが難しくなった社員でも、辞めずに働ける環境を作りたい。そう考えてのことです。整理は、「モノを減らすことで、どこでも仕事ができる」という新しいワークスタイルも生み出す可能性があるのです。
出典:5分の片づけを「今すぐ」やるだけで、状況は好転する  :日本経済新聞

文具の社内共用・共有のメリット

大企業ですと、タニタさんの例のように社内のコミュニケーション活性化や、将来の在宅勤務への展望も見据えてのお話になってくるかもしれませんが、うち(つばめや)のような零細企業でも文房具の共有・共用のメリットはたくさんあります。

社内で提案してみてはいかがでしょうか?

文具の共用・共有のメリット

・共用することで、無駄に文具を買い揃えるコストが削減できる。

・共有することで、各メンバーが個々に無駄に文具を置いておくスペースが削減できる。

・所定の場所に戻さざるを得ないので、モノが無くなりにくくなる。

・置き場所にない場合、誰かが使っていることがわかるので、無駄に探す時間が省ける。

こんなところでしょうか?
自分の机から一歩も動きたくない人もいると思いますが、そこをあえて共用することでのメリットは、なかなかいい感じかなーと思います。

早速、文具の共用置き場を作ってみる。

素材はなんでもいいのですが、硬いスポンジ系のものがいいと思います。ご自身で加工しやすいものを選んでください。ホームセンターや東急ハンズなどの素材売り場にいろんな種類が売っています。

設置する場所の大きさに合わせて、切ります。
今回は、はめ込み型にするので、深さや構造に合わせて何層か用意します。

>発泡ポリエチレンシート

黒、グレー、青、白というのが定番色のようです。暑さと硬さがいろいろありますので、お好みでどうぞ。

わたくしは、底の層は硬め、上の層は柔らかいのにしました。
硬めのほうがカッターで切りやすいです。柔らかいのは、カッターが引っかかってうまく思ったように切れないかもです。

通販で買うとそのあたりがわかんないので、実際に売り場で確認されることをオススメします。

どの文具や道具を配備するか、置いてみて思案します。

ボンドとか、若干迷います。これは別のシリーズにしたほうがいいのかな。とか。

でも、迷うとキリがないので、決まったところから進めるといいと思います。

初めてなので、細かいことはきにせず、とりあえずやってみました。

さて、モノを設置してみるとどうなるか?

というわけで、第一弾はこうなりました。

ボンドを迷ってたところは、貼ってはがせる(=付箋が作れる)テープのりにしました。

二穴のパンチなどは、実はわたくしは毎日使うので自分専用をキープしますが、他のメンバーは案外共用していたので驚きました。

選定もいろいろ発見がありますね。

>コクヨマーケティング品川ライブオフィス『SHIPP』|コクヨマーケティング株式会社

コクヨマーケティング品川ライブオフィス『SHIPP』 Shinagawa Practical Place

今回の文具の置き場所作りですが、コクヨさんのオフィスを見学に行ったときにあったのを、マネしました。

撮影不可でしたのでどんなラインナップだったか覚えていませんが、各オフィスの実情に鑑みて、やってみるとおもしろいと思いますよ。

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